Von der Pandemie zum Innovationstreiber: Die Entstehung von Visolite
Visolite steht für Video, Sound, Licht und Technik und ist ein klassischer Dienstleister für Veranstaltungstechnik im B2B-Bereich, vor allem für Tagungen und Kongresse. Erst seit 2024 firmiert das Team um Geschäftsführer Eik Hofmann unter dem Namen Visolite. Die junge Firmengeschichte ist eng mit der Corona-Pandemie verbunden: „Ohne die Pandemie gäbe es uns in der Form gar nicht“, sagt Eik Hofmann. „Als das Geschäft 2020 wegbrach, mussten wir im Veranstaltungsbereich alle umdenken. Glücklicherweise kamen zur richtigen Zeit die richtigen Leute zusammen, um etwas Neues zu entwickeln.“ Konkret heißt das: Eik Hofmann traf auf event.lab, Professionell Congress Organiser (PCO) aus Leipzig und ebenfalls Teil des Leipzig Convention Network.
Nach Studium und verschiedenen Stationen im Eventgeschäft arbeitete Eik Hofmann zu der Zeit als Veranstaltungstechniker in einem Leipziger Tagungshotel. „Als plötzlich keine Veranstaltungen mehr möglich waren, haben wir sehr schnell darüber nachgedacht, wie wir Tagungen digital umsetzen können. Heraus kam ein Set-up mit Kameras, Streaming und Interaktion via App“, erinnert sich Eik Hofmann. So wurden die Beschränkungen der Pandemie zu einem Katalysator für die Tagungsbranche. Gemeinsam gelang der Neustart für das Kongressgeschäft: Im Oktober 2020 fand der Deutsche Adipositas-Kongress in der KONGRESSHALLE am Zoo Leipzig erstmals hybrid statt. Dem folgten mehrere komplett digitale Kongresse mit wechselnden Set-ups im Congress Center Leipzig.
Technische Innovationen für moderne Tagungen
Das Umdenken und Neu-Denken bei der technischen Umsetzung von Tagungen prägt bis heute die Arbeit von Visolite. event.lab gehört dabei zu den wichtigsten Partnern. Gemeinsam hinterfragen die Teams Prozesse auf der Suche nach Verbesserungspotenzial. „Kaum ist ein Kongress vorbei, überlegen wir, was wir optimieren können“, erzählt Eik Hofmann.
Die größte Herausforderung: Veranstalter von Neuheiten zu überzeugen und gewohnte Routinen zu durchbrechen. „Es gibt ganz unterschiedliche Gründe, warum Neuerungen nicht umgesetzt werden. Gerade bei Tagungen mit einem feststehenden Teilnehmerkreis heißt es gern ‚Das machen wir schon immer so‘.“ Einige Beispiele zeigen aber, wie technische Neuerungen Tagungen aufwerten und zur Zufriedenheit der Referenten und Teilnehmer beitragen können.
Effizientes Teilnehmermanagement: Digitaler Self-Check-in
Visolite stattet Tagungen mit Stationen für einen Self-Check-in aus. Das heißt: Teilnehmer bekommen mit ihrer Registrierung einen QR-Code. An Terminals in der Location scannen sie diesen selbständig ein und erhalten den Ausdruck ihres Badges. „Die Terminals sind eine Kombination von einem Computer mit Registrierungssoftware, Scanner und Drucker. Wir haben sie schrittweise weiterentwickelt, unter anderem den Druck optimiert und einen weißen Korpus mit einem cleanen Look gestaltet.“ Dank Self Check-in können mehr Teilnehmer innerhalb kürzerer Zeit einchecken, ohne Wartezeiten an den Tagungscountern. Bei einem großen Kongress wurden per Self-Check-in schon innerhalb von eineinhalb Stunden 3.000 Personen eingecheckt. Und während die einen ihr Badge selbst ausdrucken, kann sich das Personal an den Countern um individuelle Anliegen und Fragen kümmern. „In einem nächsten Schritt schauen wir uns die Abläufe rund um den Ausdruck der Tagungszertifikate an“, erzählt Eik Hofmann. „So entwickeln wir Schritt für Schritt moderne Services für Tagungen.“
Moderne Bühnen- und Vortragstechnik für reibungslose Sessions
Mit technischen Innovationen modernisiert Visolite auch Vorträge und Sessions. Stichwort:Vorsitztisch. Während wissenschaftlicher Präsentationen nehmen hier mehrere Personen Platz. Vor ihnen stehen dann Namensschilder, meist Ausdrucke auf stabiler Pappe. Von Visolite gibt es digitale Vorsitztische, auf deren Front neben dem Veranstaltungslogo auch die Namen der Vorsitzenden angezeigt werden können. Ein Ausdruck und Wechsel der Namensschilder entfallen. Auf personelle Veränderungen kann kurzfristig reagiert werden. Und damit sich die Vorsitzenden den Platz mit Laptop und Mobiltelefon bequem einrichten können, sind Steckdosen und USB-Anschlüsse direkt in den Vorsitztisch integriert.
Stichwort: Vorschaumonitore. Hier wird die jeweils aktuelle Präsentation angezeigt, so dass sich die Personen am Vorsitztisch nicht nach hinten umdrehen müssen. Die Anzeige der Monitore kann flexibel zwischen der Referentenansicht für den Speaker und der Ansicht für den Vorsitz wechseln. Und neben der Präsentation blendet Visolite hier auch die Uhrzeit und die restliche Redezeit ein. Solche kleinen Details tragen ohne viel Aufwand dazu bei, den eng getakteten Zeitplan einer Tagung einzuhalten.
Stichwort:Medienannahme. „Bei vielen Tagungen gibt es tatsächlich noch Runner, die mit USB-Sticks zwischen den Tagungsräumen unterwegs sind. Wenn es doch im Arbeitsalltag längst Lösungen wie Clouds und Sharepoints gibt, wieso nicht auch bei Tagungen?“ Heißt bei Visolite: Speaker kommen nicht mehr mit ihren Präsentationen auf dem USB-Stick zur Tagung, sondern nutzen den digitalen Medienupload. Dabei werden die Daten gleich auf technische Kompatibilität geprüft und anschließend dem jeweiligen Vortragsraum zugeordnet. Hier greift der zuständige Techniker direkt darauf zu.
Silent Conference: Mehr Flexibilität für parallele Tagungsformate
Bei Tagungen und Kongressen geht es stets um die optimale Nutzung der vorhandenen Räume, gerade wenn mehrere Sessions parallel stattfinden. Dank technischer Innovationen können Veranstalter in großen Räumen auf zusätzliche Einbauten verzichten. Möglich machen das Silent Conferences. Dabei tragen die Teilnehmer drahtlose Kopfhörer mit voreingestellter Frequenz und lauschen ohne weitere Geräuschbelästigung ihrem Speaker. Alle Teilnehmer können in einem Raum bleiben und sich trotzdem auf unterschiedliche Sessions aufteilen.
Im Studio 5 der media city leipzig fanden dank Silent Conference schon zwei unterschiedliche Sessions gleichzeitig im selben Raum statt. „Auch für akustisch herausfordernde Räume ist das eine praktische Lösung“, sagt Eik Hofmann. Ein Beispiel: Beim Bechtle IT-Forum Mitteldeutschland wurden in der Glashalle der Leipziger Messe 13 Vortragsforen als Silent Conferences eingerichtet. In direkter Nachbarschaft zu Ausstellung und Bühne konnten sich Teilnehmer ganz auf die unterschiedlichen Speaker konzentrieren.
ePoster & digitale Präsentationen: Die Zukunft der Posterausstellung
Die Präsentation von Postern ist ein wichtiger Bestandteil von wissenschaftlichen Tagungen. Damit stellen Wissenschaftler, angehende Ärzte, Doktoren und Professoren ihre aktuelle Forschungsarbeit dem Fachpublikum vor. Die traditionelle Form: analoge Ausdrucke in Plakatgröße. „Veranstalter tun sich schwer, sich von diesem etablierten Format abzuwenden“, erzählt Eik Hofmann. Dabei gibt es längst ansprechende Alternativen. Die Poster können auf digitale Touchscreens geladen werden. ePoster haben mehrere Vorteile. Betrachter können filtern oder direkt nach Beiträgen suchen. Damit wird die Posterausstellung wesentlich interaktiver. Dem Gestalter eröffnen sich zusätzliche Möglichkeiten der Wissensvermittlung, etwa durch die Einbindung von Videos oder eines KI-Avatars, der über den Inhalt des Posters spricht. Veranstalter brauchen für Touchscreens weniger Platz und können ihre Raumkonzepte neu denken.
Lichtgestaltung als Erfolgsfaktor für Veranstaltungen
Und was ist eigentlich mit der Beleuchtung? Während die Lichtinszenierung bei Produktpräsentationen eine zentrale Rolle spielt, wird dieser Aspekt bei Tagungen oft vernachlässigt. „Dabei gibt es ganz einfach Möglichkeiten mit viel Effekt. Die Bühnenrückwand kann in den Kongressfarben leuchten. Unterschiedlich farbiges Licht unterstützt die Besucherlenkung. Ein Spiel aus Hell und Dunkel, beispielsweise zu Beginn eines Vortrags, sorgt für Effekte wie in einem Kinosaal und die entsprechende Aufmerksamkeit.“
Schon mit wenig Aufwand wertet ein Lichtkonzept das Gesamtbild einer Tagung auf. Ein steriler Raum bekommt Atmosphäre und eine besondere Architektur kommt durch die passende Beleuchtung voll zur Geltung. Hier sieht Eik Hofmann noch jede Menge Potenzial: „Bei Tagungen wird der bewusste Einsatz von Licht oft vergessen, obwohl es das erste ist, was der Besucher wahrnimmt.“
Nachhaltige Tagungen durch digitale Technik
Aspekte von Nachhaltigkeit stehen bei all diesen Technikfragen zwar nicht im Vordergrund. Dennoch ergeben sich durch digitale Innovationen fast automatisch nachhaltige Effekte. Durch weniger Ausdrucke, etwa von Postern, Programmheften und Schildern, werden Ressourcen geschont und die dazugehörige Logistik reduziert. Neben der Technik werden auch Elemente wie Bühnenrückwände und Teppichfliesen möglichst oft verwendet. „Wir machen das, was in unserem Rahmen möglich ist“, sagt Eik Hofmann. Eine weitere Idee der Nachnutzung: Aus Rückwänden können Taschen oder ähnliche Give Aways produziert werden, die nach der Veranstaltung als echte Unikate zu einem schönen Dankeschön für Gäste und Referenten werden.
Wie Sie Ihre Tagung mit cleverer Veranstaltungstechnik aufwerten
Technische Fragen spielen oft erst eine Rolle, wenn alle anderen Aspekte einer Tagung schon durchgeplant sind. Dabei zeigt Visolite, wie viel Potenzial ein frühzeitiger Austausch mit den Profis aus der Veranstaltungstechnik birgt. Das Team um Eik Hofmann macht Veranstaltungsplanern technische Innovationen zugänglich und macht Tagungen zu Events, die rundum überzeugen.
Im Leipzig Convention Network engagiert sich Visolite gemeinsam mit mehr als 50 Partnern für den Tagungsstandort Leipzig. Durch die partnerschaftliche Zusammenarbeit profitieren Veranstalter von hohen technischen Standards und professioneller Unterstützung von der Planung bis zur Durchführung. Kontaktieren Sie Visolite jetzt direkt und begeistern Sie Ihre Teilnehmer bei der nächsten Tagung mit dem neuesten technischen Standard.
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